APPEL à PROPOSITIONS d’OFFRES
Sélection pour l’évènement « Paris 2018 » d’un ou plusieurs prestataires
pour la conception et commercialisation de services d’hébergement et de tourisme
Au 8 septembre 2015
L’OBJECTIF
L’objet de cet appel d’offres est de sélectionner un ou plusieurs prestataires qui auront la charge de la conception et la commercialisation dès mai 2016, via le site www.paris2018.com (voire des points de vente physiques dans le Village des Gay Games en 2018), d’une large gamme de prestations d’hébergement et de tourisme – vendues en marque blanche ou en pleine visibilité pour les marques partenaires.
LE CONTEXTE
L’association de loi 1901 « Paris 2018 » www.paris2018.com (numéro de SIRET 752 364 042 000 16) est devenue partenaire de la « Federation of Gay Games » (FGG) www.gaygames.org initiatrice depuis 1982 des « Gay Games » organisés tous les 4 ans. Son siège social se situe au c/o Centre LGBT du 63 rue Beaubourg 75003 Paris et ses bureaux sont à la Tour Gallieni - 4e étage - au sein de la Fédération française d’escrime - 36 avenue du Général de Gaulle, 93170 Bagnolet.
Suite à un processus de compétition entre différentes candidatures de villes internationales (Londres, Orlando, Amsterdam, Limerick, Rio de Janeiro, Sao Paulo) – la FGG a confié à Paris 2018 en octobre 2013 le droit et le soin d’organiser à Paris du 1er au 12 août 2018 la 10e édition des « Gay Games » également présentés sous le nom « Paris 2018 » et accompagnés du slogan « All Equal ».
La France et sa capitale Paris n’ont jamais eu l’honneur d’organiser les Gay Games. Aussi, seules deux villes européennes (Amsterdam en 1998 et Cologne en 2010) ont pu accueillir les Gay Games depuis leur création. La dernière édition eu lieu Cleveland/Akron en 2014. Paris – ville lumière et des Droits de l’Homme - est l’hôte idéal pour célébrer cette 10e édition où sont attendus jusqu’à 15 000 participants compétiteurs venant de plus de 70 pays ainsi que plus de 40 000 visiteurs/spectateurs parisiens, provinciaux et étrangers.
Cette décade des Gay Games constitue la plus grande manifestation sportive, culturelle et festive, ouverte à toutes et à tous du monde. C’est un événement engagé pour l’inclusion et le respect de la diversité. La participation en qualité de compétiteur des « Gay Games » est ouverte à toutes et à tous, sans aucune sélection et sans distinction d’âge, d’orientation sexuelle, de religion, de nationalité, de santé ou d’handicap,... Aucun standard de performance sportif n’est donc exigé.
Soutenue par les plus hautes instances institutionnelles et sportives françaises, Paris 2018 prépare une manifestation originale célébrant la diversité, le respect, l’égalité, la solidarité et le partage. Paris 2018 mettra à l’honneur la métropole internationale, la région Île-de-France et la France et offrira aux participants et visiteurs du monde entier une occasion unique de profiter d’infrastructures exceptionnelles comme les stades Jean Bouin et Charléty, Roland Garros, le Grand Palais, le Carreau du Temple, ou encore les îles de loisirs de Vaires-sur-Marne ou de Saint-Quentin en Yvelines, véritables pôles d’excellence sportive de la Région Île-de-France.
« Paris 2018 » sera un événement global, sportif et culturel, ouvert à tous et qui contribuera à l’évolution des mentalités ainsi qu’au rayonnement et à l’attractivité de Paris et de l'hexagone sur la scène sportive, culturelle et touristique internationale.
Participants comme spectateurs partageront :
● un dense programme sportif concernant 36 disciplines
● un vaste programme culturel avec 14 événements
● un cycle de conférences académiques
● et de nombreuses cérémonies et soirées
Voir le programme complet en cours de constitution sur www.paris2018.com.
OBJET de l’APPEL à PROPOSITIONS d’OFFRES
Afin de maximiser le service rendu aux participants, accompagnateurs et spectateurs de «Paris 2018 », de renforcer l’impact promotionnel de nos partenaires et sponsors officiels et de maximiser les sources de financements de l’événement, le site www.paris2018.com (versions française et anglaise) et ses évolutions à venir ont vocation à devenir dès le printemps 2016 l’unique plate-forme Web des 10e Gay Games vers laquelle toutes les actions promotionnelles de « Paris 2018 » convergeront.
Parmi ses fonctionnalités à venir :
1. inscriptions aux conférences, aux événements sportifs et culturels en contrepartie d’une participation aux frais (gérées via un système reconnu et éprouvé),
2. mise en relation avec des service(s) de commercialisation de prestations dans l’hébergement marchand parisien (hôtellerie, chambres d’hôtes, location de meublés, auberges de jeunesse…)
3. mise en relation avec des service(s) de billetterie pour l’accès à certains spectacles ou épreuves sportives payantes, aux soirées et aux cérémonies d’ouverture et de clôture,
4. mise en relation avec des service(s) de commercialisation de produits touristiques divers (visites de ville, croisières, musées/expo…) et de transport en Île-de-France et en France ou en Europe.
Outre la qualité du service aux participants, à un rapport qualité/prix supérieur à ceux disponibles quelques mois avant l’événement, la mise en commercialisation dès N-2 de certaines prestations a également vocation à faciliter la trésorerie nécessaire au succès de «Paris 2018 ».
Dès le 26 mai 2016, «Paris 2018 » ouvrira via son nouveau site www.paris2018.com les inscriptions aux épreuves qui mobiliseront potentiellement jusqu’à 15 000 participants dont une estimation de 10 000 de l’étranger (5 000 d’Europe, 5 000 du reste du monde, principalement d’Amérique du Nord et d’Australie).
Cette ouverture des inscriptions sera largement promue via la mobilisation des réseaux associatifs sportifs LGBTI internationaux, une campagne de relations presse et publiques en France comme à l’étranger ainsi que la mobilisation des acteurs institutionnels de promotion du tourisme français (Office du Tourisme et des Congrès de Paris, Comité Régional du tourisme d’Île-de-France, Atout France) et autres partenaires clé (International Gay & Lesbian Travel Association,….), mais encore des réseaux des partenaires institutionnels de la Ville de Paris, la Région Île-de-France et le gouvernement français.
Dès le printemps 2016 se posera donc déjà pour les participants inscrits (15 000 au maximum) ainsi qu’à leurs accompagnateurs et tous autres visiteurs français et étrangers (40 000 personnes supplémentaires) la question de l’organisation logistique de leur voyage et séjour à Paris, voire plus largement en France, et ce au meilleur rapport qualité/prix possible. Le premier poste budgétaire des participants/visiteurs sera celui de l’hébergement et le voyage.
« Paris 2018 » souhaite dès mai 2016 offrir sur la home page de ce même site internet www.paris2018.com un service de réservations de prestations d’hébergements et touristiques à des conditions financières plus avantageuses que celles du marché prévisible en 2017 et 2018. La durée moyenne de présence à Paris des participants est estimée à 1 semaine, soit 7 nuits dans la capitale. Par ailleurs, les participants étrangers pourraient profiter de leur séjour à Paris pour visiter d’autres sites touristiques dans le reste du pays, voire de l’Europe.
PROCEDURE d’APPEL à PROPOSITIONS
«Paris 2018 » s’attache à la totale transparence dans la procédure d’attribution de ce marché et souhaite offrir à un large spectre d’acteurs du tourisme la possibilité de soumettre ses propositions de services.
« Paris 2018 » se réserve le droit de modifier ce planning voire de reconsidérer le contenu des services demandés.
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14 septembre 2015 Publication dans un magazine professionnel de référence d’un appel à propositions et envoi d’un communiqué de presse aux autres supports professionnels du tourisme quant à l’ouverture de ce processus de sélection de « Paris 2018 ». Invitation aux sociétés intéressées à se procurer le dossier ci-joint à l’adresse ou via le site www.paris2018.com.
- Avant le 25 septembre 2015 Les sociétés intéressées sont invitées à faire part par écrit exclusivement de leurs questions utiles à l’élaboration de leur offre via l’adresse – Toute approche directe de membres de l’équipe « Paris 2018 » pour des compléments d’information sera disqualifiant.
- Avant le 9 octobre 2015 « Paris 2018 » revient par écrit vers l’ensemble des sociétés intéressées pour répondre d’un commun message à la totalité des questions posées.
- 30 octobre 2015 Date limite de réception au siège de l’association des dossiers écrits de candidature à présenter en 3 exemplaires sous enveloppe scellée dénommée « Appel à Propositions de Services tourisme Paris 2018 ».
- Avant le 8 novembre 2015 Ouverture des plis par la commission d’appel à Propositions de services de « Paris 2018 » et pré-selection de sociétés avec commentaires ou demande d’éclaircissement de « Paris 2018 » sur l’offre proposée.
- Avant fin novembre 2015 Audition des sociétés qualifiées devant la commission d’appel à propositions de services de « Paris 2018 ».
- Avant le 5 décembre 2015 Proclamation du choix des prestataires choisis. Avant fin décembre 2015 Signature des contrats de services.
- Dès début 2016 Début de la prestation pour une mise en ligne effective des 1ers services de commercialisation sur www.paris2018.com le 26 mai 2016.
PRESENTATION des OFFRES
Les propositions écrites de services attendues au bureau siège de l’association PARIS 2018
Tour Gallieni 2 - C / O FFE - 2- avenue du Général de Gaulle 93170 Bagnolet
au plus tard le 30 octobre 2015 devront comprendre une présentation des éléments suivants:
1. de la société : historique, services offerts, dirigeants et équipes, volume d’activité, principaux clients, partenaires et fournisseurs…
2. des garanties financières et professionnelles: Kbis et solvabilité, immatriculation Atout France, garanties financières (APS ou autres),…
3. de ses principales références en matière de conception et commercialisation de prestations hôtelières et touristiques notamment dans le cadre d’événements sportifs et/ou culturels
4. de son offre technique pour l’événement « Paris 2018 » (services proposés, modalité de commercialisation online sur ww.paris2018.com, mesure des ventes et reporting, moyens de promotion, technologie,…)
5. de son offre financière pour l’événement « Paris 2018 » (modalités de commissionnement de « Paris 2018 » sur ventes réalisées : montants et timing de trésorerie)
6. de sa proposition de contrat avec l’association « Paris 2018 »
Pour toutes questions concernant cet appel à propositions de services touristiques pour Paris 2018 veuillez contacter . Afin de sauvegarder la transparence totale du processus, chaque question et leur réponse seront partagées avec les autres candidats
